Operationeel Manager Bedrijfsvoering Regionaal Historisch Centrum Vecht & Venen

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) zoekt een daadkrachtige Operationeel Manager Bedrijfsvoering. Ben jij iemand die zowel strategisch denkt als praktisch aanpakt? Wil jij graag meebouwen aan de toekomst van onze archiefinstelling, wordt je enthousiast van de combinatie van beleidsontwikkeling en niet bang ook zelf de handen uit de mouwen te steken om de organisatie goed te laten lopen? Dan zoeken wij jou.

Over het RHCVV

Het RHCVV beheert ongeveer 4 kilometer papieren archief in zijn archiefbewaarplaats in Breukelen. Dit zijn zowel de overheids- als particuliere archieven van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Naast het fysieke archief beheren we steeds meer digital born archief in ons e-depot Het RHCVV houdt verder formeel toezicht op de informatiehuishouding en archieven van deze gemeenten en adviseert hen over duurzaam (digitaal) Informatiebeheer. Op onze studiezaal en via de website stellen wij de archieven ter beschikking aan publiek en ambtenaren en organiseren we regelmatig workshops, tentoonstellingen en andere activiteiten om het publiek kennis te laten maken met het doen van onderzoek en de verhalen in de archieven. Ons team bestaat uit 16 collega’s en meer dan 10 vrijwilligers. In deze kleine, informele organisatie werk je nauw samen met de directeur-archivaris en de Officemanager en heb je de kans om op meerdere niveaus impact te maken.

Wat ga je doen?

In de periode 2024 – 2026 spelen een aantal strategische dossiers, waarin je nauw samenwerkt met de directeur, en een cruciale rol speelt. Dit zijn o.a.:

• De bouw van een extra depotverdieping op de archiefbewaarplaats in Breukelen.
• Aanpassing van de gemeenschappelijke regeling in het kader van de wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR).
• Doorontwikkelen van de organisatie (16,5 fte) en het ontwikkelen en implementeren van een opleidingstraject voor medewerkers.
• 10-jarig bewerkingsproject van een deel van de archieven en collecties.

Als Operationeel Manager Bedrijfsvoering ben jij het aanspreekpunt voor alles wat onze bedrijfsvoering raakt. Je draagt bij aan een soepel lopende organisatie, ondersteunt de directeur bij strategische vraagstukken en zorgt ervoor dat zowel de dagelijkse processen als de lange termijn projecten succesvol worden uitgevoerd. Denk daarbij aan:

• Dagelijkse operationele gang van zaken van het RHCVV als publieksinstelling, en zorgen dat het op kantoor op rolletjes loopt, coördineren facilitaire zaken, en ondersteunen waar nodig.
• Financiën en administratie: beheren van de financiële administratie, voorbereiden van de begroting, jaarrekening en financiële rapportages.
• Beleid en processen: initiëren en ontwikkelen van beleid, ontwikkelen en implementeren van bedrijfsprocessen en HR-beleid. Je vertaalt beleidskeuzes naar concrete acties en werkt met de directeur aan de doorontwikkeling van onze organisatie.
• Gebouwbeheer en veiligheid: verantwoordelijk voor gebouwbeheer, Arbo en BHV. Je houdt de publieksruimtes en kantoren in topconditie en bent niet te beroerd om kleine storingen zelf op te lossen.
• Projectleiding: begeleiden van complexe projecten zoals de bouw van een extra depotverdieping en ons 10-jarig bewerkingsproject van archieven en collecties.
• Personeelszaken: zorgdragen voor de uitvoering van het HR-beleid, begeleiding van medewerkers en werving en selectie.

Het RHCVV organiseert regelmatig publieksactiviteiten, op onze locatie en in de regio, soms ook buiten reguliere kantoortijden of in het weekend. Vaak ben je hierbij aanwezig en help je mee met de organisatie.

Wie ben je?

Je bent een energieke en zelfstandige professional met een positieve en hands-on instelling. In deze functie werk je nauw samen met de directeur, maar ben je ook in staat om zelfstandig besluiten te nemen en projecten te leiden. Daarnaast ben je communicatief sterk en weet je anderen te inspireren en te coachen. Je werkt nauwkeurig en doelgericht, en hebt het vermogen om binnen een bestuurlijke omgeving te schakelen tussen strategisch en uitvoerend werk. Met jouw organisatiesensitiviteit weet je goed om te gaan met diverse belangen binnen een klein team met de maatschappelijke impact van ons handelen.

Wat breng je mee?

De ideale kandidaat heeft:

• Minimaal Hbo werk- en denkniveau, met een passende opleiding, bij voorkeur in een richting als bedrijfskunde
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Is flexibel, resultaatgericht en weet hoe je in een klein team motiveert en resultaten behaald.
• Heeft ervaring met financieel beheer en affiniteit met facilitair en gebouwbeheer.
• Beheerst Microsoft Office, met name Excel, en kan snel schakelen in de omgang met digitale systemen.
• Is bereid om incidenteel buiten kantooruren te werken
• In het bezit van rijbewijs B en het bezit van een eigen auto is een pre (dienstreizen worden uiteraard vergoed).

Wat bieden wij

Een veelzijdige functie waarin je volop ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en een directe invloed hebt op de groei van onze archiefinstelling. Je werkt in een betrokken en informele werksfeer met korte lijnen.

Afhankelijk van je opleiding en ervaring krijg je een passend salaris. Voor deze functie is dat maximaal € 6.072,- bruto per maand (functieschaal 11, CAO Gemeenten) bij een volledige werkweek van 36 uur. De functie is op dit moment in herwaardering.

Het RHCVV biedt daarnaast een Individueel Keuze Budget van 17,05%  bovenop jouw salaris en ruime mogelijkheden om werk en privé in balans te houden. Met het Individueel Keuze Budget (IKB) kun je zelf bepalen hoe en wanneer je je vakantiegeld en eindejaarsuitkering wilt laten uitbetalen, of dat je het voor vitaliteit wilt inzetten of extra verlof voor wil kopen.

Je start met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met 1 maand proeftijd voor 32-36 uur per week. Bij wederzijdse tevredenheid heb je uitzicht op een vast dienstverband.

Het RHCVV volgt de CAO Gemeente Stichtse Vecht. We bieden je goede flexibele arbeidsvoorwaarden, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met jouw wensen en werk-privébalans.

Vragen

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Roosmarijn Ubink Directeur-archivaris RHCVV via 06 26 09 88 60. Voor informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Daniel den Herder, corporate recruiter gemeente Stichtse Vecht via 06 58 07 62 28 (ook via Whatsapp).

Solliciteren

Ben jij de collega die wij zoeken? Reageer dan uiterlijk zondag 24 november 2024 via het online sollicitatieformulier. Een referentie- en diplomacheck maken deel uit van deze procedure.

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen en gemeente Stichtse Vecht onderschrijven de NVP Sollicitatiecode Werving en Selectie. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer nu.