Archiefinspecteur – RHCVV Breukelen

Wat je gaat doen

Je houdt namens de (gemeente)archivaris toezicht op de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer bij aangesloten gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Met kennis van zaken voer je inspecties uit en rapporteer je hierover in toezichtsverslagen en inspectierapporten. In je toezichtsrol weeg je telkens wetgeving, bedrijfsvoering, verantwoording en historisch belang tegen elkaar af. Actualiteiten op het gebied van digitale informatiehuishouding, volg je vanuit jouw intrinsieke interesse en weet je om te vormen tot praktische oplossingen die binnen geldende wet- en regelgeving toepasbaar zijn. Zo draag je bij aan een betrouwbare informatiehuishouding van de overheid, ten dienste van de eigen bedrijfsvoering en taakuitvoering, en voor de democratische controle en het afleggen van verantwoording aan burgers.

Een greep uit je werkzaamheden

• Je zorgt voor jaarlijkse toezichtrapportages over het informatie- en archiefbeheer en legt deze vast in toezichtsverslagen voor de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten.
• Je coördineert en voert zelfstandig archiefinspecties en audits uit en rapporteert hierover in verslagen met aanbevelingen bestemd voor de colleges van B&W.
• Je zorgt voor formele adviezen aan de deelnemde gemeenten op het gebied van vernietiging, vervreemding, overbrenging, vervanging, conversie en migratie, aanwijzing van archiefsystemen, fysieke verplaatsing van archief of bouw, verbouw dan wel wijziging van de (archief)ruimten voor plaatsing of opslag van informatie- en archief, namens de archivaris.
• Verder zie je toe op de uitvoering van periodieke/jaarlijkse vernietigingsronden en de vervanging en overbrenging bij de gemeenten.
• Je werkt nauw samen met de adviseur digitale informatie, de archiefinspecteur die eind dit jaar met pensioen gaat, en de gemeentearchivaris.
• Je bent en blijft goed op de hoogte van ontwikkelingen op het vakgebied en op het gebied van de gemeenten en je vertaalt deze ontwikkelingen naar de informatiehuishouding van de deelnemende gemeenten. Deze kennis deel je actief, zowel met je collega’s als gemeenten.
• Je neemt deel aan periodieke overleggen met deelnemende gemeenten zoals het Strategisch Informatie Overleg (SIO) en het Tactisch Informatie Overleg (TIO)
• Je plant en begeleidt alle relevante werkzaamheden bij het uitplaatsen of overbrengen van papieren en digitale archieven (in afstemming met de senior collectiebeheerders archieven) naar onze depots in Breukelen en het e-depot.
• Je adviseert de directeur/archivaris actief bij de ontwikkeling en het opstellen van het vierjaarlijkse toezichtskader en voert dit uit.

Wie ben je

We zoeken een collega die op een verbindende en constructieve manier het gesprek aangaat met onze deelnemende gemeenten. Je hebt oog voor zowel de archiefwettelijke details als beleidsmatige grote lijnen. Omdat je soms maatregelen of keuzes moet bepleiten die niet eenvoudig realiseerbaar zijn, zijn jouw sociale- en adviesvaardigheden goed ontwikkeld. Als het nodig is weet jij op de juiste toon en met tact en geduld, gevoeligheden te benoemen. Communicatieve vaardigheden, bestuurlijke sensitiviteit, en analytisch vermogen zijn daarbij een vereiste. Ook heb je een heldere en vlotte manier van schrijven. Je werkt nauwgezet, planmatig en gestructureerd. Je bent in staat je werk zelfstandig te organiseren en werkt tegelijk graag in teamverband met je collega’s.

Wat breng jij mee

• Je hebt HBO/WO werk- en denkniveau
• Je hebt Archivistiek A of B of een vergelijkbare opleiding in archief- en informatiemanagement afgerond.
• Je hebt kennis van de (digitale) informatiehuishouding bij overheidsorganisaties inclusief de toe te passen wet- en regelgeving. Kennis van het informatie- en archiefbeheer bij gemeenten strekt tot aanbeveling.
• Je hebt kennis van relevante softwareprogramma’s en van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en -technologie in het algemeen en/of bent bereid je hierin te verdiepen.
• Je bent bereid je kennis uit te blijven breiden, gezien de snel veranderende vakinhoud door het volgen van trainingen en bijwonen van vakgerichte seminars.

Voldoe je (nog) niet aan alle wensen en eisen maar herken je jezelf wel in deze rol; schroom niet om met de recruiter te bellen om samen met hem de mogelijkheden door te spreken.